Antworten auf die häufigsten Fragen zum Mitarbeitermanagement

Das "Mitarbeitermanagement im Verein“ (MAM) des Fußball- und Leichtathletik-Verbandes Westfalen (FLVW) ist ein umfassendes Programm zur langfristigen und systematischen Fokussierung auf den Menschenbetrieb im Verein. Nachfolgend werden die häufigsten organisatorischen und inhaltlichen Fragen zum Ablauf des MAM-Programms beantwortet.

Organisatorische Fragen und Antworten

Welche Vereine können an dem Programm „Mitarbeitermanagement im Verein“ teilnehmen?

Generell kann jeder Verein im Fußball- und Leichtathletik-Verband Westfalen (FLVW) an dem Programm teilnehmen. Am Anfang steht eine Infoveranstaltung. Danach entscheidet der Verein, ob das Programm zu ihm passt, er den Zeitaufwand leisten kann und an dem Programm teilnehmen möchte. Das Kontingent des FLVW ist auf 20 Vereine pro Jahr begrenzt und eine Zusage kann immer nur in Abhängigkeit freier Kapazitäten erfolgen.

Wie kann sich ein Verein zum „Mitarbeitermanagement im Verein“ anmelden?

Zur Kontaktaufnahme und Interessensbekundung wenden sich die Vereine per E-Mail an die Geschäftsstelle des FLVW: mam(at)flvw.de. Vor einer verbindlichen Anmeldung wird eine gemeinsamer Termin im Verein durchgeführt, um die Entscheidungsträgerinnen und -träger des Vereins sowie weitere Interessierte detailliert über das Programm zu informieren. So kann der Verein anschließend für sich entscheiden, ob er an dem Programm teilnehmen möchte.

Welche Kosten entstehen im Programm „Mitarbeitermanagement im Verein“ für den teilnemenden Club?

Direkte Kosten entstehen für die Vereine nicht. Der FLVW trägt u.a. die Kosten der Informationsveranstaltung und Unterhaltung des MAM-Online-Portals. Der Beratungsprozess wird durch den Landessportbund NRW (LSB NRW) übernommen.

Welche Schritte durchläuft ein Verein während des Programms?

Das Programm sieht folgenden Ablauf vor:

  1. Anfrage einer Infoveranstaltung
  2. Durchführung der Infoveranstaltung (ca. 2 Stunden)
  3. Beantragung einer MAM-Vereinsentwicklungsberatung (VIBSS)
  4. Durchführung der Vereinsentwicklungsberatung (ca. 20 Stunden / Interviews + Workshop)
  5. Suchen / Finden eines Mitarbeitermanagers
  6. Abschluss einer Zielvereinbarung
  7. Freischaltung des MaM-Portals
  8. Kostenlose Nutzung des „Werkzeugkastens“ auf dem Online-Portal
  9. Kostenfreie Grundlagenschulung des Mitarbeitermanagers (zwei Wochenenden / ca. 30 Lerneinheiten)
  10. Erfahrungsaustausch und MAM-Qualitätszirkel
  11. Begleitende und weiterführende Beratung
  12. Angebot persönlicher Weiterbildungsmaßnahmen
  13. Jährliche „Verlängerung der FLVW-WINette“ durch Teilnahme an einem Qualitätszirkel
  14. Umsetzung der Zielvereinbarung

Warum wird für das Online-Portal ein Zugang benötigt?

Ziel der zugangsbeschränkten Berechtigungen ist es, dass der Arbeit mit allen Materialien eine Grundlagenschulung des FLVW vorgeschaltet ist, die einen sinnvollen und zielgerichteten Umgang mit den Materialien ermöglicht.

Wie erfolgt der Zugang zum Online-Portal?

Einen ersten Zugang für die Oberfläche können sich die Vereine selbst direkt im Online-Portal anlegen. Der komplette Zugang (z.B. Download der Materialien) ist den Mitarbeitermanagerinnen und -managern der teilnehmenden Vereine vorbehalten. Sollten Sie als Mitarbeitermanager tätig sein und die Ausbildung des FLVW bereits absolviert haben, senden Sie uns bitte eine Mail an mam(at)flvw.de, dann werden wir Ihnen den kompletten Zugang freischalten.

Gibt es einen vorgegeben Zeitrahmen, um das Programm „Mitarbeitermanagement im Verein“ abzuschließen?

Einen vorgegebenen Zeitrahmen, in dem das Programm absolviert werden muss, gibt es nicht. Der Verein und der Berater bestimmen gemeinsam das zeitliche Vorgehen und sprechen die Termine ab. Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass die einzelnen Schritte zeitlich nicht zu weit auseinander liegen, um die Motivation aufrecht zu halten, beteiligte Personen bei Laune zu halten und nicht Gefahr zu laufen, dass einzelne Schritte im Sande verlaufen.  

Ist für den/die Mitarbeitermanager/in eine Vorqualifikation erforderlich?

Eine Vorqualifikation ist nicht erforderlich. Begeisterung für die Aufgaben, den Vereinssport und eine gute Kommunikationsfähigkeit sind hilfreich, um erfolgreich das Programm im Verein umzusetzen. Um sich in die Tätigkeiten einzuarbeiten ist das Online-Portal eine große Hilfe. Weiteres Handwerkszeug wird bei der Grundlagenausbildung vermittelt.

Wie aufwendig ist die Qualifizierung der/des Mitarbeitermanagers/in?

Die Qualifizierung der/des Mitarbeitermanagers/in erfolgt innerhalb von ca. 30 Lerneinheiten, die teilweise als Präsenzveranstaltungen und/oder als Online-Seminare zu absolvieren sind.

Wer sind die Beraterinnen und Berater des FLVW?

Der FLVW greift für das Mitarbeitermanagement auf einen Pool an geschulten Beraterinnen und Beratern zurück. Diese wurden zum einen durch den LSB NRW für ihre Tätigkeiten in einer Fortbildung autorisiert. Des Weiteren wurden sie vom FLVW speziell für das MaM-Programm geschult und stehen im ständigen Austausch untereinander und mit den hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des FLVW.

Wie lange ist die FLVW-WINette gültig?

Die WINette wird immer für ein Jahr verliehen. Durch die Teilnahme des Mitarbeitermanagers an einem Qualitätszirkel kann die WINette jährlich verlängert werden.

Muss ein Verein bzw. seine/e Mitarbeitermanager/in an der Schulung teilnehmen, um alle Materialien im Portal einzusehen und nutzen zu können?

Ja, das stellt ein Qualitätsmerkmal des „Mitarbeitermanagement im Verein“ dar. Außerdem ist für den Umgang mit vielen Materialien die Schulung sehr hilfreich.

Wer entscheidet, ob das Mitarbeitermanagement im Verein umgesetzt wird?

Diese Entscheidung muss jeder Verein intern für sich treffen. Letztendlich ist der Vorstand zuständig, dies für sich zu prüfen und eine entsprechende Entscheidung zu treffen. Nach der Infoveranstaltung hat der Verein die Möglichkeit, sich für oder gegen eine Teilnahme zu entscheiden. Der FLVW behält sich vor, jeden Antrag zu prüfen und eventuell in besonderen Fällen auch eine begründete Ablehnung vorzunehmen. Dieser Prozess findet aber immer in enger Abstimmung mit dem Verein statt und der FLVW steht jederzeit beratend zur Seite.

Wie lange dauert es zwischen der ersten Interessensbekundung und der eigentlichen Arbeit des Mitarbeitermanagers?

Das kann sehr unterschiedlich sein. Zwischen dem ersten Interesse und der Info-Veranstaltung liegen in der Regel vier bis sechs Wochen. Dann hängt es davon ab, wie schnell sich ein/e Mitarbeitermanager/in oder ein Team findet. Der zeitliche Ablauf wird auf kurzem Wege zwischen Berater und Verein koordiniert.

Inhaltliche Fragen und Antworten

Warum sollte ein Verein am Programm „Mitarbeitermanagement im Verein“ teilnehmen?

Neben dem Tagesgeschäft und dem Sportbetrieb spielt der Menschenbetrieb in Vereinen eine essenzielle Rolle. Wer übernimmt welche Aufgaben, wer ist zuständig, wer kommuniziert dies an die notwendigen Personen usw. Dies sind alltägliche Fragen, mit denen sich jeder Verein beschäftigen muss. In vielen Vereinen läuft dies so nebenbei. Erst wenn eine Position bereits vakant ist, wird nach einer Lösung geschaut, um schnell eine Nachbesetzung oder Übernahme der Aufgaben zu erreichen. Allerdings wird es in der heutigen Zeit immer schwieriger, auf diese Weise den Vereinsbetrieb aufrecht zu erhalten oder gar erfolgreich und zukunftsfähig zu agieren. Viele Vereine tun sich schwer damit, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden, zu binden und sinnvoll einzusetzen.
Und genau da setzt das Mitarbeitermanagement an: Es ist mehr als ein Programm zur Mitarbeitergewinnung. Sondern es geht darum, sich gezielt mit dem Thema Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Ehrenamt im Verein zu beschäftigen. Dazu gehört natürlich auch die Mitarbeitergewinnung, aber genauso die Qualifizierung, Wertschätzung und Verabschiedung von Ehrenamtlichen. Nur so kann ein langfristiger Bestand des Vereins und damit auch des Sportbetriebes gesichert werden und der Verein sich für die Zukunft gut aufstellen.

Wann benötigt ein Verein das Programm „Mitarbeitermanagement im Verein“?

In jedem Verein ist das Mitarbeitermanagement eine wesentliche Grundlage, um erfolgreich tätig zu sein und langfristig den Verein zu sichern. In manchen Vereinen läuft dies schon sehr gut, ohne dass es eines geführten Programms bedarf. Der FLVW bietet mit seinem Mitarbeitermanagement eine Unterstützung, um das Thema Mitarbeitermanagement zielgerichtet im Verein zu platzieren und zu etablieren. Wenn ein Verein dabei Unterstützung braucht und sich im Bereich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Ehrenamt besser aufstellen muss und möchte, ist das Programm genau richtig.

Wofür ist die Zielvereinbarung und was ist der Inhalt?

Nachdem die Phase mit Interviews und Workshop abgeschlossen ist und ein/e Mitarbeitermanager/in gefunden wurde, wird eine Zielvereinbarung mit dem FLVW geschlossen. Damit gilt die einführende Beratungsphase in das Kooperationsprogramm durch den Verband als beendet. Der Verein übernimmt fortan eigenverantwortlich die Regie zur Umsetzung der weiteren MAM-Entwicklungsschritte. In einem abschließenden Perspektivgespräch werden gemeinsam mit dem Berater folgende konkrete Ziele vereinbart:

  1. Die Position des/der Mitarbeitermanagers/in ist als ein zu wählendes Mitglied im Vereins- bzw. Abteilungsvorstand in der Vereinssatzung bzw. der Abteilungsgeschäftsordnung verankert.
  2. Der/Die Mitarbeitermanager/in hat die Grundlagenausbildung (30 LE) für Mitarbeitermanager des FLVW absolviert.
  3. Der/Die Mitarbeitermanager/in verpflichtet sich, mindestens einmal jährlich an einem vom FLVW angebotenen MAM-Qualitätszirkel teilzunehmen. Die erfolgreiche Teilnahme daran berechtigt zur Verlängerung der „FLVW-WINette“.

Was beinhaltet das Online-Portal www.mam-im-flvw.de?

Das Online-Portal bietet eine Vielzahl an Informationen, Hilfestellungen und Materialien. Jeder der acht Schritte ist mit einem einführenden Video, detaillierten Erklärungen und Materialien zum Download ausgestattet, wie zum Beispiel Fragebögen, Anleitungen oder Checklisten. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, Fragen zu stellen und sich mit anderen Vereinen auszutauschen.

Was ist ein Ehrenamtszyklus?

Der Ehrenamtszyklus ist ein weit verbreitetes Modell, um die ehrenamtliche Tätigkeit zu beschreiben. Dabei wird davon ausgegangen, dass jedes Ehrenamt in bestimmten Phasen abläuft und es sein kann, dass so ein Zyklus auch von ein und derselben Person mehrfach durchlaufen wird. Wobei es sich immer um einen individuellen Ablauf handelt und jeder die Phasen mal schneller oder langsamer durchläuft oder auch mal eine Phase übersprungen wird.

Was sind die Aufgaben eines Vereins im Hinblick auf das Ehrenamt?

Aus dem Ehrenamtszyklus  lassen sich wesentliche Aufgaben für den Verein ableiten. Diese Schritte lassen sich ebenfalls in einem Kreislauf beschreiben und darstellen – wobei es sich auch hier immer um einen individuellen Ablauf handelt und jeder Verein die Phasen auf seine individuelle Situation und die Personen abstimmen muss. Aus folgenden wesentlichen Schritten setzt sich der Zyklus zusammen:

  1. Ehrenamtsfreundliche Vereinskultur
  2. Bedarfs- und Bedürfnisanalyse
  3. Ansprache, Gewinnung, Aufgabenübertragung
  4. Orientierung und Einarbeitung
  5. Qualifizierung
  6. Reflektion
  7. Entwicklung
  8. Wertschätzung

Was sind die Schritte des Programms „Mitarbeitermanagement im Verein“ innerhalb des teilnehmenden Clubs?

Die Schritte innerhalb des Vereins sind zum größten Teil sehr ähnlich zum Ablauf des Ehrenamtszyklus. Die Schritte für den Verein lassen sich grob wie folgt darstellen:

  1. Ehrenamtsfreundliche Vereinskultur
  2. Bedarfs- und Bedürfnisanalyse
  3. Ansprache, Gewinnung, Aufgabenübertragung
  4. Orientierung und Einarbeitung
  5. Qualifizierung
  6. Reflektion
  7. Entwicklung
  8. Wertschätzung

Da kein Verein wie der andere ist, ist dies natürlich immer auch sehr individuell zu betrachten.

Wurde Ihre Frage nicht beantwortet? Dann senden Sie uns bitte ganz einfach eine Nachricht an mam(at)flvw.de.