Zuhören und informieren

Ihre Mitarbeiter wollen und sollen wissen, was im Verein vor sich geht. Welche Probleme existieren, welche Entscheidungen getroffen werden müssen, was für die Zukunft geplant wird, wo Mitarbeiter gesucht werden, welche Veranstaltungen anstehen. Doch wie informieren Sie alle Ihre Mitglieder und Mitarbeiter darüber? Kostenlos – per Newsletter oder im Mitarbeitergespräch.

Fragen Sie von Anfang an auch die E-Mail-Adresse Ihrer Helferinnen und Helfer ab. Dies ist dann gleichzeitig Ihr Verteiler für den Newsletter. Machen Sie sich eine Themenliste für jede Ausgabe, ergänzen Sie und fragen Sie Ihre Mitstreiter aus den Abteilungen, welche Themen sie sehen: Welche Erfolge können Sie vermelden? Welche Aufgaben sind gelöst worden? Welche neuen Aufgaben hat sich der Verein vorgenommen? Sind neue Mitarbeiter gewonnen worden? Hat es positive Rückmeldungen gegeben? In der Presse? Was wollen Sie noch verbessern? Warum lohnt es sich, gemeinsam an den Zielen des Vereins zu arbeiten?

Und dann schreiben Sie drauf los. Ihre Ausführungen sollen weder ein neuer Bestseller werden noch ein ausführlicher politischer Kommentar in einer überregionalen Zeitung. Schreiben Sie in kurzen Sätzen, so, dass sie es selber gut lesen können und mit allen wichtigen Informationen: Wann findet wo etwas statt, wer soll kommen, was soll passieren?

Wann und wie oft soll der Newsletter erscheinen?

Ehrenamt ist Freizeit-Tätigkeit. Der geeignete Wochentag für den Empfang des Mitarbeiterbriefs ist also der Freitag. Wie oft soll er aber erscheinen? Überlegen Sie, wie oft Sie Stoff und "Luft" für den Brief haben. Welche festen Termine es gibt – das Sommerfest, der Saisonstart? Dann wären das mögliche Erscheinungsdaten. Ob Sie es schaffen, einen Newsletter alle 14 Tage zu schreiben oder nur zweimal im Jahr, hängt von Ihrer Zeit ab. Wichtig ist nur, dass Sie den angekündigten Rhythmus einhalten.

Mitarbeitergespräch

Das persönliche Gespräch ist wichtig. Ihre Mitarbeiter wollen spüren, dass Sie sich für sie und ihre Arbeit interessieren. Dieses Interesse können Sie durch nichts anderes als durch Fragen bekunden. Mindestens einmal im Jahr sollte ein solches (telefonisches) Mitarbeiter-Gespräch stattfinden, mit dem Sie gleichzeitig auch Ihren Mitarbeiterbogen auf den neuesten Stand bringen. Hat sich etwas verändert, gibt es Probleme, gibt es Qualifizierungsbedarf, gibt es Ideen oder Wünsche? Für den Mitarbeiter ist das Gespräch ein Zeichen der Anerkennung und eine Gelegenheit, Bedürfnisse anzusprechen. Für Sie ist es eines der wichtigsten Instrumente der Mitarbeiterförderung.

Mit dem Mitarbeitergespräch ist es wie mit dem Mitarbeiterbrief: Die Themen sammeln sich einfach sukzessive an und werden als kurzes Stichwort auf dem Mitarbeiterbogen notiert. Wenn dann die Zeit für die große Rundrufaktion gekommen ist, nehmen Sie sich Ihre Mitarbeiterbögen und sind in wenigen Augenblicken wieder im Bilde. Die wesentlichen Gesprächsergebnisse landen ebenfalls wieder auf dem Mitarbeiterbogen.

Anregungen für den Gesprächsverlauf: 

Allgemeine Frage nach:

dem Wohlergehen

der Familie

Urlaub

Festtagen

...

Nachfragen, die sich aus zurückliegenden Gesprächen (laut Ihren Notizen) ergeben:

Umzug

Jobwechsel

Nachwuchs

...

Allgemeine Fragen zur Arbeit im Verein:

Wie läuft 's

Arbeitsklima

Probleme

neue Ideen

Anregungen

Wünsche

...

Fragen, die sich aus zurückliegenden Gesprächen (laut Ihren Notizen ergeben):

Hat sich das Problem mit ... gelöst

Wie war die ... Ausbildung

Kommen Sie mit den neuen Zeiten jetzt besser klar